Hoe schrijf je de beste prompt voor AI klantenservice
Tips en tricks zodat jij de beste prompt schrijft voor jouw slimme AI assistent
Steeds meer ondernemers stellen zichzelf dezelfde vraag:
Moet ik een klantenservice medewerker inhuren of kan AI dit slimmer oplossen?
Het antwoord is in onze ogen altijd: AI kan dit slimmer oplossen, maar het hangt wel af van de kwaliteit van je prompt.
Een goed geschreven AI klantenservice prompt bepaalt of je AI voelt als een junior die fouten maakt of als een ervaren medewerker die klanten professioneel helpt, vragen beantwoord, doorvraagt en weet wanneer hij moet doorschakelen.
Op deze pagina leer je hoe je de beste prompt schrijft voor AI klantenservice, specifiek voor bedrijven die efficiënt, schaalbaar en kostenbewust willen werken.
Wat is een AI klantenservice prompt?
- Hoe de ai assistent klanten aanspreekt
- Welke vragen hij wel en niet beantwoordt
- Hoe hij omgaat met klachten, twijfel en frustratie
- Wanneer hij een gesprek overdraagt aan een mens
Verschil tussen een prompt & eerste bericht
Prompt
Een prompt is de instructie die je je slimme assistent geeft. Dit is iets dat jouw klant - als het goed is - niet mee krijgt, omdat dit zorgt voor een natuurlijk gesprek met inhoudelijke kennis.
In de prompt leg je vast hoe je slimme assistent denkt en handelt. Een voorbeeld kan zijn :
Jij bent Fred, klantenservice medewerker van De Warme Bakker. Je helpt klanten vriendelijk, stelt gerichte vragen, lost veelvoorkomende problemen. Je kunt niet direct doorschakelen, maar wel een terugbel verzoek aanmaken.
Het eerste bericht
Anders dan een prompt, hoort de klant het eerste bericht wel. Dit is bijvoorbeeld de opening als de slimme assistent de telefoon beantwoord of op een vraag via WhatsApp reageert. Denk bijvoorbeeld aan.
"Goedemiddag, je spreekt met Fred. Waar kan ik je mee helpen?"
De essentiële onderdelen van een goede AI klantenservice prompt
Rol en verantwoordelijkheid
Maak duidelijk wat de assistent is en moet doen. Gebruik dus niet "Je bent een behulpzame assistent.", maar "Je bent een professionele klantenservice medewerker van De Warme Bakker, gespecialiseerd in broden, allergenen en andere producten van een bakkerij."
Gespreksstijl en toon
Geef duidelijk aan hoe de assistent over moet komen. Denk aan "Vriendelijk en professioneel, duidelijke taal, geen jargon tenzij de beller hierom vraagt, kort en to the point". Je kunt ook aangeven "gebruik geen u en uw, maar je en jij".
Kerninformatie
Zorg dat de kennisinformatie goed beschikbaar is. In de prompt of via een kennisbank. Denk aan diensten en pakketten, voorwaarden, openingstijden en veelgestelde vragen. Voorkom het gebruik van prijzen, omdat die kunnen fluctueren, verwijs dan bijvoorbeeld naar de website.
Gedragsregels en escalatie
Essentieel voor klanttevredenheid is het stellen van goede kaders. Zorg dat de assistent doorvraagt als er dingen onduidelijk zijn, wordt teruggebeld als de beller bood of gefrustreerd is, dat de assistent geen toezeggingen doet en geen aannames doet of zelf oplossingen bedenkt.
Omgaan met onbekende vragen
Een van de lastigste punten voor een assistent is het omgaan met onbekende vragen. Geef in je prompt duidelijk aan dat de assistent alleen mag antwoorden als hij een bron heeft van zijn antwoord op basis van de prompt of kennisbank. Dat bij onduidelijkheid de assistent mag doorverbinden of een terugbel verzoek kan aanmaken.
Sluit netjes af
Maak duidelijk dat de assistent het gesprek mag beëindigen na een aantal seconden. Geef ook aan hoe, bijvoorbeeld door een samenvatting van één zin. Geef als prompt niet klakkeloos in dat de assistent de beller een fijne dag wenst, want dat komt niet altijd goed over.
Het is belangrijk om een goede structuur aan te houden in je prompt. Zorg voor een onderverdeling van diverse elementen, zowel voor je assistent maar ook voor jezelf. Zo houd je overzicht als je wil finetunen.
Hieronder vind je een voorbeeld voor een indeling van een AI prompt. Per onderdeel kun je vervolgens regels en richtlijnen opstellen.
Rol en doel
Kernkennis
Gespreksregels
Reactiepatronen
Beperkingen
Veelgemaakte fouten bij AI klantenservice prompts
Het schrijven van een AI prompt is niet lastig en met onze eenvoudige drag & drop builder, is het helemaal een fluitje van een cent. Toch is het goed om op de hoogte te zijn van veel voorkomende fouten als je een prompt maakt voor een slimme assistent.
- Te algemeen blijven. Zorg dat je specifieke kennis en documentatie deelt met jouw slimme assistent.
- Alles willen uitschrijven. Daarmee zet je je assistent op slot. Als je informatie, kennisbank en website op orde zijn, is er genoed voor AI om informatie uit op te halen.
- Geen escalatieregels opnemen.
- Prompt nooit aanpassen. Zorg dat je monitoort waar je klanten tegenaan lopen en schaaf de prompts bij. Vooral in het begin.
Een slimme AI assistent werkt vooral goed als je blijft optimaliseren.
De beste prompts ontstaan niet op papier, maar in de praktijk. Door gesprekken terug te lezen en te luisteren, te analyseren waar de assistent niet direct het juiste antwoord heeft en door te monitoren welke vragen nog worden doorverbonden.
Vraag klanten ook naar feedback, zo krijg je waardevolle informatie die je kunt verwerken in de prompt voor je assistent.
Onze aanpak is als volgt.
- Schrijf een basis prompt en laat de assistent gesprekken afhandelen
- Vraag klanten naar feedback en zorg dat je samenvattingen van de gesprekken ontvangt
- Analyseer waar verbetering mogelijk is, zodat de assistent meer vragen kan beantwoorden, betere antwoorden kan geven en minder hoeft door te verbinden
- Optimaliseer de basis prompt op basis van stap twee en drie
- Herhaal dit proces continu
Weten wat Fred voor jou kan?
Laat je naam en e-mailadres achter en we laten het je zien.
Zij lieten Fred al opnemen.
Ik sta de hele dag te knippen. Fred plant nu al mijn afspraken en ik mis geen enkele klant meer. Voelt alsof ik er een collega bij heb.
Klanten bellen in het Pools, Turks, Engels… Fred schakelt gewoon. Onze bezetting aan de balie is gehalveerd.
We draaien outbound campagnes in vijf landen tegelijk. Vroeger vijf callcenters, nu één dashboard.
Gemaakt voor bedrijven die de telefoon niet kunnen missen.
Veelgestelde vragen
Ja. Fred is beschikbaar in meer dan 100 talen en verschillende stemgeluiden en accenten. Je kunt zelfs je éigen stem opnemen, om Fred nog natuurlijker te laten klinken. Je kunt onze samples beluisteren om een impressie te krijgen of Fred 7 dagen lang gratis proberen.
Ja. Dat heft deels te maken met de tijd die je normaal kwijt bent aan gesprekken, maar ook aan de tijd die je weer nodig hebt om je werk neer te leggen en weer aan je werk te gaan. Je bespaart al snel tientallen uren per maand! Bekijk onze calculator om te zien hoeveel geld je daar mee bespaard.
Bij ons betaal je veilig en eenvoudig. We accepteren de meest gebruikte betaalmethoden zoals Creditcards (Visa, Mastercard, American Express, etc.), Automatische incasso (SEPA Direct Debit) en iDEAL. Alle betalingen verlopen via een beveiligde verbinding en worden afgehandeld door Stripe.
Absoluut! Je kunt elk abonnement 7 dagen gratis proberen zonder enige verplichting. We vragen niet om je creditcardgegevens, dus je zit nergens aan vast. Vraag nu je gratis proefperiode aan.
Jazeker. Je kunt je pakket op elk gewenst moment aanpassen via je accountinstellingen. Upgrades worden direct doorgevoerd, en downgrades gaan in bij de start van de volgende factureringsperiode.
Ja, je kunt je abonnement op elk moment opzeggen. Als je een maandelijks abonnement hebt, stopt het aan het einde van de huidige factureringsperiode. Bij een jaarlijks abonnement loopt het door tot het einde van de jaarlijkse termijn.