Hoe schrijf je de beste prompt voor AI klantenservice

Tips en tricks zodat jij de beste prompt schrijft voor jouw slimme AI assistent

Steeds meer ondernemers stellen zichzelf dezelfde vraag:

Moet ik een klantenservice medewerker inhuren of kan AI dit slimmer oplossen?

Het antwoord is in onze ogen altijd: AI kan dit slimmer oplossen, maar het hangt wel af van de kwaliteit van je prompt.

Een goed geschreven AI klantenservice prompt bepaalt of je AI voelt als een junior die fouten maakt of als een ervaren medewerker die klanten professioneel helpt, vragen doorvraagt en weet wanneer hij moet doorschakelen.

Op deze pagina leer je hoe je de beste prompt schrijft voor AI klantenservice, specifiek voor bedrijven die efficiënt, schaalbaar en kostenbewust willen werken.

Wat is een AI klantenservice prompt

Een AI klantenservice prompt is de set instructies die bepaalt: Hoe de AI klanten aanspreekt Welke vragen hij wel en niet beantwoordt Hoe hij omgaat met klachten, twijfel en frustratie Wanneer hij een gesprek overdraagt aan een mens Zie het als het functieprofiel, inwerkprogramma en protocol van je AI assistent in één. Zonder duidelijke prompt: Antwoorden zijn vaag Klanten raken gefrusrteerd AI maakt aannames Met een goede prompt: Gesprekken verlopen natuurlijk Klanten worden sneller geholpen Je bespaart tijd en personeelskosten

Verschil tussen een prompt & eerste bericht

Prompt

Een prompt is de instructie die je je slimme assistent geeft. Dit is iets dat jouw klant - als het goed is - niet mee krijgt, omdat dit zorgt voor een natuurlijk gesprek met inhoudelijke kennis.

In de prompt leg je vast hoe je slimme assistent denkt en handelt. Een voorbeeld kan zijn :

Jij bent Fred, klantenservice medewerker van De Warme Bakker. Je helpt klanten vriendelijk, stelt gerichte vragen, lost veelvoorkomende problemen. Je kunt niet direct doorschakelen, maar wel een terugbel verzoek aanmaken.

Het eerste bericht

Anders dan een prompt, hoort de klant het eerste bericht wel. Dit is bijvoorbeeld de opening als de slimme assistent de telefoon beantwoord of op een vraag via WhatsApp reageert. Denk bijvoorbeeld aan.

Goedemiddag, je spreekt met Fred. Waar kan ik je mee helpen?

De 5 essentiële onderdelen van een goede AI klantenservice prompt

Rol en verantwoordelijkheid

Maak duidelijk wat de assistent is en moet doen. Gebruik dus niet "Je bent een behulpzame assistent.", maar "Je bent een professionele klantenservice medewerker van De Warme Bakker, gespecialiseerd in broden, allergenen en andere producten van een bakkerij."

Gespreksstijl en toon

Geef duidelijk aan hoe de assistent over moet komen. Denk aan "Vriendelijk en professioneel, duidelijke taal, geen jargon tenzij de beller hierom vraagt, kort en to the point". Je kunt ook aangeven "gebruik geen u en uw, maar je en jij".

Kerninformatie

Zorg dat de kennisinformatie goed beschikbaar is. In de prompt of via een kennisbank. Denk aan diensten en pakketten, voorwaarden, openingstijden en veelgestelde vragen. Voorkom het gebruik van prijzen, omdat die kunnen fluctueren, verwijs dan bijvoorbeeld naar de website.

Gedragsregels en escalatie

Essentieel voor klanttevredenheid is het stellen van goede kaders. Zorg dat de assistent doorvraagt als er dingen onduidelijk zijn, wordt teruggebeld als de beller bood of gefrustreerd is, dat de assistent geen toezeggingen doet en geen aannames doet of zelf oplossingen bedenkt.

Omgaan met onbekende vragen

Een van de lastigste punten voor een assistent is het omgaan met onbekende vragen. Geef in je prompt duidelijk aan dat de assistent alleen mag antwoorden als hij een bron heeft van zijn antwoord op basis van de prompt of kennisbank. Dat bij onduidelijkheid de assistent mag doorverbinden of een terugbel verzoek kan aanmaken.

Sluit netjes af

Maak duidelijk dat de assistent het gesprek mag beëindigen na een aantal seconden. Geef ook aan hoe, bijvoorbeeld door een samenvatting van één zin. Geef als prompt niet klakkeloos in dat de assistent de beller een fijne dag wenst, want dat komt niet altijd goed over.

Structuur van een bewezen AI klantenservice prompt

Het is belangrijl om een goede structuur aan te houden in je prompt. Zorg voor een onderverdeling van diverse elementen, zowel voor je assistent maar ook voor jezelf. Zo houd je overzicht als je wil finetunen.

Kies ook voor een slimme assistent

Hieronder vind je een voorbeeld voor een indeling van een AI prompt. Per onderdeel kun je vervolgens regels en richtlijnen opstellen.

Rol en doel  
Kernkennis  
Gespreksregels  
Reactiepatronen  
Beperkingen

Veelgemaakte fouten bij AI klantenservice prompts

Het schrijven van een AI prompt is niet lastig en met onze eenvoudige drag & drop builder, is het helemaal een fluitje van een cent. Toch is het goed om op de hoogte te zijn van veel voorkomende fouten als je een prompt maakt voor een slimme assistent.

Te algemeen blijven. Zorg dat je specifieke kennis en documentatie deelt met jouw slimme assistent.
Alles willen uitschrijven. Daarmee zet je je assistent op slot. Als je informatie, kennisbank en website op orde zijn, is er genoed voor AI om informatie uit op te halen.
Geen escalatieregels opnemen.
Prompt nooit aanpassen. Zorg dat je monitoort waar je klanten tegenaan lopen en schaaf de prompts bij. Vooral in het begin.

Een slimme AI assistent werkt vooral goed als je blijft optimaliseren.

Prompt optimalisatie op basis van echte gesprekken

De beste prompts ontstaan niet op papier, maar in de praktijk. Door gesprekken terug te lezen en te luisteren, te analyseren waar de assistent niet direct het juiste antwoord heeft en door te monitoren welke vragen nog worden doorverbonden.

Vraag klanten ook naar feedback, zo krijg je waardevolle informatie die je kunt verwerken in de prompt voor je assistent.

Onze aanpak is als volgt.

Schrijf een basis prompt en laat de assistent gesprekken afhandelen
Vraag klanten naar feedback en zorg dat je samenvattingen van de gesprekken ontvangt
Analyseer waar verbetering mogelijk is, zodat de assistent meer vragen kan beantwoorden, betere antwoorden kan geven en minder hoeft door te verbinden
Optimaliseer de basis prompt op basis van stap twee en drie
Herhaal dit proces continu

Meer weten over een slimme assistent?

Laat dan je gegevens hieronder achter. We nemen dan zo snel als mogelijk contact met je op.

"De slimme assistent van Fred werkt perfect. Ik merk duidelijk verschil in het aantal oproepen en klanten zijn buitengewoon tevreden!"

Fokko

Loading component...