Privacyverklaring HeyFred B.V.

Laatste update: 16 december 2025

1. Inleiding

HeyFred B.V. (hierna "HeyFred", "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen in verband met onze website heyfred.nl en de daaraan gerelateerde diensten (de "Dienst").

Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wie zijn wij?

Naam: Fred B.V. (handelend onder de naam HeyFred)
Adres: Keizersgracht 572, 1017 EM, Amsterdam, Nederland
KvK-nummer: 98354760
Btw-nummer: NL868461398B01
Contact: Via de contactgegevens op heyfred.nl

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens die u direct aan ons verstrekt, gegevens die automatisch worden verzameld en gegevens die wij van derden ontvangen.

3.1 Gegevens die u direct aan ons verstrekt:

Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam (indien van toepassing) wanneer u contact met ons opneemt, een demo aanvraagt, zich registreert voor een account of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief.
Accountgegevens: Gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), en andere informatie die nodig is voor het beheer van uw account.
Communicatiegegevens: Inhoud van uw communicatie met ons, zoals e-mails, chatberichten en telefoongesprekken.
Klantcontent: Alle informatie die u invoert, uploadt of aanmaakt binnen de Dienst, zoals prompts, instructies, bel scripts, kennisbankteksten, contactlijsten, tags, routeringen en configuraties. Dit kan persoonsgegevens van uzelf of van eindgebruikers bevatten.
Betaalgegevens: Informatie die nodig is voor facturatie en betaling, zoals factuuradres en bankgegevens (wij verwerken geen creditcardgegevens direct, dit gebeurt via onze betalingsprovider).

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld:

Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, besturingssysteem en platform, en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot deze website.
Gebruiksgegevens: Informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt, inclusief de pagina's die u bezoekt, de tijd die u op die pagina's doorbrengt, de links waarop u klikt, en andere statistieken.
Locatiegegevens: Algemene locatiegegevens afgeleid van uw IP-adres.

3.3 Gegevens van derden:

In sommige gevallen kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van derden, zoals partners waarmee wij samenwerken of openbare bronnen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen indien dit wettelijk vereist is.

4. Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen:

4.1 Voor de uitvoering van de overeenkomst:

Om u toegang te verlenen tot en gebruik te laten maken van onze Dienst.
Om uw account te beheren en te onderhouden.
Om de door u gevraagde diensten te leveren, zoals het opzetten en beheren van AI-assistenten.
Om betalingen te verwerken en facturen te sturen.
Om met u te communiceren over uw account en de Dienst.

4.2 Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen:

Om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke vereisten.
Om te reageren op verzoeken van bevoegde autoriteiten.

4.3 Voor onze gerechtvaardigde belangen:

Verbetering van onze diensten: Om onze website, producten en diensten te analyseren, te verbeteren en te optimaliseren.
Marketing: Om u informatie te sturen over onze producten en diensten die voor u interessant kunnen zijn (u kunt zich hiervoor altijd afmelden).
Beveiliging: Om de veiligheid van onze website en diensten te waarborgen, fraude te voorkomen en misbruik te detecteren.
Klantenservice: Om uw vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden.
Statistieken en analyse: Voor interne rapportages en analyses om onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

4.4 Met uw toestemming:

Voor specifieke doeleinden waarvoor wij uw expliciete toestemming vragen, zoals het plaatsen van bepaalde cookies.

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Dienstverleners: Wij werken samen met derden die diensten voor ons uitvoeren, zoals hostingproviders, betalingsverwerkers, e-mailmarketingdiensten en analyseproviders. Deze partijen hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben om hun diensten uit te voeren en zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen.
Telecom carriers en AI-aanbieders: Voor de functionaliteit van onze Dienst delen wij gegevens met telecomproviders en AI-modellen om telefoongesprekken tot stand te brengen en te verwerken.
Wettelijke verplichtingen: Wij kunnen persoonsgegevens openbaar maken indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijk bevel of een verzoek van een overheidsinstantie.
Bedrijfsovernames: In het geval van een fusie, overname of verkoop van activa kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken derde partij.

6. Verwerkersovereenkomst

Wanneer u als Klant persoonsgegevens van uw eindgebruikers verwerkt via onze Dienst, treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en HeyFred als verwerker. In dat geval is onze verwerkersovereenkomst van toepassing, die integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst tussen u en HeyFred. Deze overeenkomst regelt de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

7. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) indien onze dienstverleners daar gevestigd zijn. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen om uw privacy te beschermen, zoals het gebruik van EU-modelcontractbepalingen of het werken met partijen die gecertificeerd zijn onder een erkend raamwerk (indien van toepassing).

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten).

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type gegevens en het doel van de verwerking. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Dit omvat onder andere:

Versleuteling van gegevens (zowel tijdens opslag als tijdens verzending).
Toegangscontroles en autorisatieprocedures.
Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten.
Fysieke beveiliging van servers en datacenters.
Beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor onze website.

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U heeft het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij van u bewaren.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op wissing (vergetelheid): U heeft het recht om in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde omstandigheden.
Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name bij verwerking voor direct marketing doeleinden.
Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op heyfred.nl. Wij zullen binnen de wettelijke termijn reageren op uw verzoek.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij uw rechten schenden.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring (indien van toepassing).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie zal altijd op onze website worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Bij materiële wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

13. Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op heyfred.nl.