Virtuele assistent

Je zit in een afspraak, bent op locatie, zit in de auto of je probeert eindelijk geconcentreerd te werken. Je telefoon gaat. Wat doe je? Neem je op? Of werk je geconcentreerd door... Alleen al deze gedachtegang zorgt er voor dat je je werk neerlegt en kostbare minuten verliest.

Een virtuele assistent is dé oplossing om dit probleem op te lossen. Een virtuele assistent neemt al jouw gesprekken aan, zonder dat je hier extra personeel voor hoeft aan te nemen. Alleen gesprekken die echt jouw aandacht nodig hebben komen bij jou terecht.

Op deze pagina leg ik je uit wat een virtuele assistent is, welke taken hij kan overnemen, wat de voordelen zijn, en hoe je het concreet inzet aan de hand van verschillende voorbeelden.

Bestaande klanten zijn vaak gehecht aan jou of je medewerkers. Kies daarom een stem die goed bij jouw bedrijf past óf gebruik je eigen stem. Je kunt binnen enkele minuten je eigen stem gebruiken via een virtuele assistent. Op die manier bespaar jij tijd en klinkt het voor klanten vertrouwd.

Meer dan 100 talen

De virtuele assistent spreekt meer dan 100 talen en naast je eigen stem kun je verschillende mannelijke en vrouwelijke stemmen gebruiken. Klanten worden geholpen in hun moedertaal. 

Als rijschool krijg je veel oproepen op het momenten dat het net niet uitkomt: tijdens lessen, onderweg, of tijdens een examen. Is de gemiste oproep een aanvraag voor een proefles? Dan is dit direct een gemiste kans, want wie weet welke rijschool diegene nu probeert te bellen?

Met een virtuele assistent los je dit gegarandeerd op. Het gesprek wordt direct opgenomen en nieuwe cursisten kunnen zelfs Appen. De virtuele assistent verzamelt alle belangrijke informatie zoals naam, woonplaats, adres en of iemand bijvoorbeeld al theorie heeft. 

Maak je gebruik van een kalender? Dan kan de (proef)les direct worden ingepland. Anders maakt de assistent een complete samenvatting zodat je goed voorbereid terug kunt bellen. 

Een ander voordeel is dat je ook buiten kantooruren optimaal bereikbaar bent. Jeugd zal veelal 's avonds bellen, omdat ze dan kunnen overleggen met hun ouders. Ook dan kan jouw virtuele assistent het gesprek volledig zelfstandig afhandelen.

Niet alleen klusbedrijven, maar ook elektriciens, dakdekkers en vrijwel iedereen in de bouw heeft hetzelfde probleem. Je staat met zwaar gereedschap in je hand en net dan gaat de telefoon, als je het al door hebt met al het lawaai om je heen. Een nieuwe klus? Een spoedgeval door lekkage? 

Als iemand lekkage heeft en jou niet meteen te spreken krijgt, dan bellen ze de volgende. Ze wachten immers niet tot je terugbelt - als je al terugbelt.

Een virtuele assistent lost dit probleem eenvoudig op. Alle gesprekken worden direct beantwoord en jouw assistent geldt hier vooral als filter. Gaat het om een nieuwe klus, wat moet er gebeuren, etc. Je krijgt een complete samenvatting per mail en de klant krijgt netjes terugkoppeling dat jij er persoonlijk op terugkomt. 

Is er spoed? Dan kan de assistent een Appje en mail sturen, zodat je het spoedgeval niet mist en je daar bij de klant zo snel als mogelijk op terug kan komen. 

Webbureaus en agencies worden veel gebeld en veel vragen zijn repetitief. Wat kost een website, wat kost onderhoud, hoe maak ik een pagina of kan ik nog 500 nieuwe visitekaartjes bestellen? Als je uitgaat van vijf gesprekken per dat van drie minuten, dan heb je het al over 5 uren per maand die je kwijt bent aan veelgestelde vragen.

Een virtuele assistent bespaart nu niet alleen tijd, maar ook geld. Als je uitgaat van een gemiddeld tarief van 45 euro per uur voor een medewerker, dan ben je meer dan 200 euro per maand kwijt aan personeel dat niet werkt en voor slechts 49 euro per maand handel je veel van deze gesprekken al af. 

Twee voordelen die hier bijkomen is dat je team veel geconcentreerder kan werken, omdat ze niet elke keer gestoord worden door de telefoon én dat klanten altijd direct worden geholpen op een vriendelijke en consistente manier. 

Heeft een klant een specifieke vraag over drukwerk, programmeercode of een storing? Dan kun je deze automatisch bij de juiste collega neerleggen. Ideaal.

Een virtuele assistent is bij uitstek geschikt voor horeca en hotels. Denk aan het automatisch inplannen en wijzigen van reserveringen en ook het uitbellen of sturen van een Appje om een klant aan zijn of haar aankomende reservering te herinneren. 

Ook veelgestelde vragen over allergenen, het menu, in- en uitchecktijd, facaliteiten of informatie over de omgeving kan bij uitstek worden afgehandeld door een slimme assistent. 

In de horeca en bij hotels heb je daarnaast veel te maken met internationale klanten en toeristen. Jouw virtuele assistent staat klanten in hun eigen taal te woord en stuurt jou een samenvatting in het Nederlands.