Virtuele assistent
gesprekken aanHerinnert klanten aan afsprakenZorgt dat je geconcentreerd blijft werkenBelt, WhatsAppt, Chat & plant afspraken inNeemt jouw
gesprekken aan
Je zit in een afspraak, bent op locatie, zit in de auto of je probeert eindelijk geconcentreerd te werken. Je telefoon gaat. Wat doe je? Neem je op? Of werk je geconcentreerd door... Alleen al deze gedachtegang zorgt er voor dat je je werk neerlegt en kostbare minuten verliest.
Een virtuele assistent is dé oplossing om dit probleem op te lossen. Een virtuele assistent neemt al jouw gesprekken aan, zonder dat je hier extra personeel voor hoeft aan te nemen. Alleen gesprekken die echt jouw aandacht nodig hebben komen bij jou terecht.
Op deze pagina leg ik je uit wat een virtuele assistent is, welke taken hij kan overnemen, wat de voordelen zijn, en hoe je het concreet inzet aan de hand van verschillende voorbeelden.
Laten we beginnen bij het begin, want wat is een virtuele assistent eigenlijk? Er zijn naar ons idee twee varianten:
- Een menselijke VA die op afstand administratieve taken doet.
- Een digitale assistent die gesprekken voert via spraak of chat en taken automatiseert.
Bij HeyFred richten we ons volledig op de digitale variant: een ai assistent die telefoongesprekken aanneemt en in natuurlijke taal reageert. We gebruiken hierbij spraakherkenning en kunstmatige intelligentie om jouw klanten direct te helpen, of om informatie te verzamelen en daarna door te zetten.
Zie het als een receptioniste of telefoniste, maar dan schaalbaar. Een virtuele assistent kan tientallen gesprekken tegelijk voeren, kan 24 uur per dag bereikbaar zijn, neemt geen pauze's en werkt ook weekends en tijdens feestdagen.
Een goede virtuele assistent is meer dan een veredelde voicemail. Hieronder vind je drie kernwaarden van een goede virtuele assistent:
Waarom een virtuele assistent helpt
Altijd bereikbaar, ook buiten kantoortijden
Klanten zijn kritisch en eisen flexibiliteit. Ze willen altijd kunnen bellen of appen. 'S ochtends een reservering plaatsen of 's avonds een appje sturen als hen een vraag te binnen schiet. Jouw virtuele assistent vangt dat 24/7 op, zodat je klant altijd direct geholpen wordt.
Lage kosten
Een medewerker aannemen puur om communicatie met klanten af te handelen is duur. Denk aan salaris, bijkomende werkgeverslasten, inwerken, ziekte, etc. Onderzoek toont aan dat een medewerker gemiddeld 45 euro per uur kost. Voor slechts 49 euro per maand heb je al een virtuele assistent.
Professionele eerste indruk
Als je dag en nacht bereikbaar bent, beschikbaar in meerdere talen, telefonisch, via WhatsApp en livechat dan laat je direct een professionele eerste indruk achter.
Meerdere gesprekken
In tegenstelling tot onszelf, kan een virtuele assistent tientallen - zelfs wel honderden - gesprekken tegelijk voeren. Iedereen die belt of appt, wordt direct geholpen, wachtrijen behoren tot het verleden.
Een virtuele assistent is alleen zinvol als het klanten zelfstandig kan helpen. Generieke antwoorden en veel terugbelverzoeken leveren immers geen tijdwinst op.
Het is daarom belangrijk om jouw virtuele assistent te trainen op basis van jouw informatie. Je traint jouw virtuele assistent van HeyFred eenvoudig, door je website in te laden, bijlagen en documentatie te uploaden. Heb je informatie over veelgestelde vragen via de mail? Dan kun je ook die in je eigen kennisbank kwijt, zodat jouw assistent alsmaar slimmer wordt.
Kies een stem die bij jou bedrijf past
Bestaande klanten zijn vaak gehecht aan jou of je medewerkers. Kies daarom een stem die goed bij jouw bedrijf past óf gebruik je eigen stem. Je kunt binnen enkele minuten je eigen stem gebruiken via een virtuele assistent. Op die manier bespaar jij tijd en klinkt het voor klanten vertrouwd.
Meer dan 100 talen
De virtuele assistent spreekt meer dan 100 talen en naast je eigen stem kun je verschillende mannelijke en vrouwelijke stemmen gebruiken. Klanten worden geholpen in hun moedertaal.
Gemaakt voor bedrijven die de telefoon niet kunnen missen.
Optimaal bereikbaar. Zonder moeite. Lage kosten.
HeyFred is een virtuele assistent die je bereikbaarheid automatiseert. In de praktijk komt het hierop neer:
- Jij bepaalt wanneer HeyFred opneemt: tijdens kantooruren, alleen bij drukte of juist altijd.
- HeyFred handelt alle gesprekken af. Dat kan zowel inkomend als uitgaand.
- Je ontvangt een samenvatting van het gesprek en eventuele gegevens van de klant als er een terugbelverzoek wordt aangemaakt.
In de instellingen van jouw virtuele assistent kun je aangeven of een klant doorverbonden mag worden, of je na het gesprek een samenvatting wil of dat je juist wil dat een klant teruggebeld kan worden. Je kunt ook eenvoudig instellen of je de assistent alleen wil laten bellen, of ook wil laten appen en chatten via een live chat.
Juiste instructies
Zorg voor juiste instructies voor jouw virtuele assistent, denk bijvoorbeeld aan:
- Hoe spreek je de klant aan
- Mag de klant worden doorverbonden
- Welke informatie mag je wel en niet geven
- Wat doe je bij escalatie, spoed of storingen
- Wat doe je bij nieuwe klanten
Geef duidelijke kaders
Zorg ook dat de virtuele assistent goed weet wat niet mag, denk bijvoorbeeld aan:
- Informatie geven over concurrenten
- In discussie gaan met de klant
- Privacy gevoelige informatie geven
- Korting toezeggen
- Juridisch en/of medisch advies geven
Voorbeelden in de praktijk
Rijscholen: meer proeflessen en minder gemiste leads
Als rijschool krijg je veel oproepen op het momenten dat het net niet uitkomt: tijdens lessen, onderweg, of tijdens een examen. Is de gemiste oproep een aanvraag voor een proefles? Dan is dit direct een gemiste kans, want wie weet welke rijschool diegene nu probeert te bellen?
Met een virtuele assistent los je dit gegarandeerd op. Het gesprek wordt direct opgenomen en nieuwe cursisten kunnen zelfs Appen. De virtuele assistent verzamelt alle belangrijke informatie zoals naam, woonplaats, adres en of iemand bijvoorbeeld al theorie heeft.
Maak je gebruik van een kalender? Dan kan de (proef)les direct worden ingepland. Anders maakt de assistent een complete samenvatting zodat je goed voorbereid terug kunt bellen.
Een ander voordeel is dat je ook buiten kantooruren optimaal bereikbaar bent. Jeugd zal veelal 's avonds bellen, omdat ze dan kunnen overleggen met hun ouders. Ook dan kan jouw virtuele assistent het gesprek volledig zelfstandig afhandelen.
Klusbedrijven
Niet alleen klusbedrijven, maar ook elektriciens, dakdekkers en vrijwel iedereen in de bouw heeft hetzelfde probleem. Je staat met zwaar gereedschap in je hand en net dan gaat de telefoon, als je het al door hebt met al het lawaai om je heen. Een nieuwe klus? Een spoedgeval door lekkage?
Als iemand lekkage heeft en jou niet meteen te spreken krijgt, dan bellen ze de volgende. Ze wachten immers niet tot je terugbelt - als je al terugbelt.
Een virtuele assistent lost dit probleem eenvoudig op. Alle gesprekken worden direct beantwoord en jouw assistent geldt hier vooral als filter. Gaat het om een nieuwe klus, wat moet er gebeuren, etc. Je krijgt een complete samenvatting per mail en de klant krijgt netjes terugkoppeling dat jij er persoonlijk op terugkomt.
Is er spoed? Dan kan de assistent een Appje en mail sturen, zodat je het spoedgeval niet mist en je daar bij de klant zo snel als mogelijk op terug kan komen.
Webbureaus & agencies
Webbureaus en agencies worden veel gebeld en veel vragen zijn repetitief. Wat kost een website, wat kost onderhoud, hoe maak ik een pagina of kan ik nog 500 nieuwe visitekaartjes bestellen? Als je uitgaat van vijf gesprekken per dat van drie minuten, dan heb je het al over 5 uren per maand die je kwijt bent aan veelgestelde vragen.
Een virtuele assistent bespaart nu niet alleen tijd, maar ook geld. Als je uitgaat van een gemiddeld tarief van 45 euro per uur voor een medewerker, dan ben je meer dan 200 euro per maand kwijt aan personeel dat niet werkt en voor slechts 49 euro per maand handel je veel van deze gesprekken al af.
Twee voordelen die hier bijkomen is dat je team veel geconcentreerder kan werken, omdat ze niet elke keer gestoord worden door de telefoon én dat klanten altijd direct worden geholpen op een vriendelijke en consistente manier.
Heeft een klant een specifieke vraag over drukwerk, programmeercode of een storing? Dan kun je deze automatisch bij de juiste collega neerleggen. Ideaal.
Horeca en hotels
Een virtuele assistent is bij uitstek geschikt voor horeca en hotels. Denk aan het automatisch inplannen en wijzigen van reserveringen en ook het uitbellen of sturen van een Appje om een klant aan zijn of haar aankomende reservering te herinneren.
Ook veelgestelde vragen over allergenen, het menu, in- en uitchecktijd, facaliteiten of informatie over de omgeving kan bij uitstek worden afgehandeld door een slimme assistent.
In de horeca en bij hotels heb je daarnaast veel te maken met internationale klanten en toeristen. Jouw virtuele assistent staat klanten in hun eigen taal te woord en stuurt jou een samenvatting in het Nederlands.
Ontvang een testgesprek van Fred.
Vul je 06-nummer in en Fred belt je binnen enkele seconden. Ervaar zelf hoe natuurlijk hij klinkt.
Veelgestelde vragen
Ja. Fred is beschikbaar in meer dan 100 talen en verschillende stemgeluiden en accenten. Je kunt zelfs je éigen stem opnemen, om Fred nog natuurlijker te laten klinken. Je kunt onze samples beluisteren om een impressie te krijgen of Fred 7 dagen lang gratis proberen.
Ja. Dat heft deels te maken met de tijd die je normaal kwijt bent aan gesprekken, maar ook aan de tijd die je weer nodig hebt om je werk neer te leggen en weer aan je werk te gaan. Je bespaart al snel tientallen uren per maand! Bekijk onze calculator om te zien hoeveel geld je daar mee bespaard.
Bij ons betaal je veilig en eenvoudig. We accepteren de meest gebruikte betaalmethoden zoals Creditcards (Visa, Mastercard, American Express, etc.), Automatische incasso (SEPA Direct Debit) en iDEAL. Alle betalingen verlopen via een beveiligde verbinding en worden afgehandeld door Stripe.
Absoluut! Je kunt elk abonnement 7 dagen gratis proberen zonder enige verplichting. We vragen niet om je creditcardgegevens, dus je zit nergens aan vast. Vraag nu je gratis proefperiode aan.
Jazeker. Je kunt je pakket op elk gewenst moment aanpassen via je accountinstellingen. Upgrades worden direct doorgevoerd, en downgrades gaan in bij de start van de volgende factureringsperiode.
Ja, je kunt je abonnement op elk moment opzeggen. Als je een maandelijks abonnement hebt, stopt het aan het einde van de huidige factureringsperiode. Bij een jaarlijks abonnement loopt het door tot het einde van de jaarlijkse termijn.